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Collaborazione tra HR e IT: c’è un problema di comunicazione.

3 giugno, 2020    |     Team R-everse

Scopri velocemente quanto è digitalizzato il tuo business e come ottenere i benefit che il digital ti offre: comincia ora il quiz di 2 minuti.

Consigli pratici per l’HR che vuole collaborare e comunicare con gli informatici.

Partiamo da un assunto: collaborare col reparto IT è fondamentale. Ecco perchè e come farlo al meglio.


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1. Digitalizzazione in corso  

Secondo una ricerca realizzata da Talent Garden solo pochi mesi fa, il 52% di oltre 500 People Manager di aziende italiane di grandi, medie e piccole dimensioni, è fermamente convinto che la Digital Transformation consista “nella digitalizzazione dei processi con l’introduzione di nuove tecnologie”.

Ovviamente questa definizione è corretta e sensata ma è necessario aggiungere un aspetto che cambia completamente la prospettiva della cosa: quello proposto dal digitale è prima di tutto un cambiamento culturale e organizzativo, che passa dalla creazione di nuovi modelli di business e solo successivamente diventa un cambiamento tecnologico.

Ma chi guida il cambiamento digitale nelle aziende? Detto ciò, qual è il ruolo che all’interno di qualsiasi organizzazione può essere chiamato a guidare questo cambiamento radicale? A chi spetta il compito di change leader?  Una risposta completa a questa domanda non è facile da individuare. È  vero però che senza persone ben selezionate e formate all’innovazione all’interno dell’azienda qualsiasi cambiamento sarà sempre molto difficile.  

I Responsabili delle Risorse Umane si trovano quindi nell’occhio del ciclone, spesso soli nell’identificare queste figure chiave. Una ricerca di Gartner del 2018 aveva indicato le 5 priorità delle HR per accogliere e guidare la Digital Transformation: 

  • attrarre talenti digitali; 
  • ottenere migliori informazioni sui dipendenti verificandone le skill e attuando piani di formazione mirati; 
  • allenare i manager a sviluppare le capacità digitali del team; 
  • migliorare la tecnologia al fine di rendere autonomi gli impiegati; 
  • cambiare la mentalità e l’approccio verso le tecnologie digitali.

E’ chiaro come tutta questa mole di lavoro non possa essere demandata ad una sola direzione aziendale ma sono necessarie diverse competenze: ecco allora che se HR e IT collaborassero correttamente, i benefici sarebbero lampanti per entrambi.

 

2. HR e IT: la soluzione sta nella comunicazione 

Se è così chiaro che una collaborazione tra HR e IT sarebbe fruttuosa, perchè i due reparti continuano a non parlarsi? Perchè tutti auspicano team cross-funzionali ma in pochi li fanno veramente?

Una delle spiegazioni più comuni è lo stereotipo: HR e IT hanno un background troppo diverso per poter collaborare. 

Dobbiamo però lasciarci alle spalle tutto ciò, poichè questa differenza non è colmabile e va quindi superata grazie ad un corretto modello di comunicazione. 

daniele bacchiOltre al diverso background, ci sono diverse passioni: l’HR si interessa di motivazione delle persone, soft skill, sviluppo e formazione. Il “tech guy” si appassiona di usabilità dei prodotti o di come un’applicazione può migliorare i suoi processi. Questa differenza non è colmabile quindi va superata con un corretto modello di comunicazione tra le due parti, studiato prima dell’inizio del progetto”.

Daniele Bacchi, CEO R-Everse SpA

 

Cambiare il proprio modello di comunicazione non è una soluzione prêt-à-porter ma un'innovazione importante, da comprendere e digerire. Ma lo sforzo è subito ripagato, infatti i benefici per l’HR sono immediati

Applicare un modello di comunicazione significa non lasciare al caso i tempi, i metodi e i linguaggi tramite cui ci si scambieranno le informazioni durante il progetto, ma darsi una serie di regole d’ingaggio ad inizio lavori, a cui tutti gli attori si allineeranno. Sarà semplice in questo modo anche accogliere a bordo nuovi componenti del team a processo avviato.

Un modello di questo tipo è utilissimo nel collaborare con qualsiasi altro reparto aziendale, ma con l’IT fa davvero la differenza.

Vediamo nel dettaglio.

 

3. Consigli pratici per comunicare col reparto IT 

L’IT oggi è abituato ad organizzare il proprio lavoro secondo la metodologia agile. E questa sua attitudine è un’ottima cosa, dato che è ormai provato che è il metodo più efficace per i lavori di sviluppo software, e ogni azienda investe non poco per insegnarla ai propri talenti dell’IT perchè rendano al meglio.

E’ proprio da questa metodologia che prendiamo quindi i principali spunti per capire come comunicare con gli IT.

3.1. Scegli (o fai scegliere a loro) un software per comunicare

All’inizio del progetto concorda con gli informatici su quale canale vi scambierete le informazioni. Al giorno d’oggi è obsoleto utilizzare soltanto le e-mail, dato che esistono decine di tool molto semplici anche per i non esperti che consentono di scambiarsi messaggi, archiviare file, fissare le priorità e le scadenze, e molto altro. I più utilizzati sono Trello, Slack e Asana, con funzionalità diverse a seconda delle tue esigenze, ma ne esistono molti altri. Per decidere se proporre tu il tool che preferisci o se adattarti a quello che propone il reparto IT fai una valutazione delle competenze tecniche del tuo reparto e della flessibilità degli IT: il tuo team sarebbe in grado di affrontare facilmente un nuovo software per adattarsi a quello già usato dagli IT? Il tuo reparto IT si adatterebbe con flessibilità ad usare quello che suggerisci tu o sarebbe già un primo ostacolo alla collaborazione?

3.2. Abbraccia la cultura del test

Oggi viviamo in un’epoca all’insegna della velocità: il mondo, soprattutto quello digitale, cambia troppo in fretta per lavorare come una volta con progetti a base annuale o biennale, macro budget, processi infiniti. Il mind set dei giovani e di chi vuol lavorare bene con loro li porta a lavorare per micro step: una volta fissato il macro obiettivo comune si scompone il processo in micro fasi, ognuna con i suoi micro obiettivi. In questo modo è possibile testare un’idea, una modalità, un software, un annuncio pubblicitario o qualsiasi altra cosa per un breve periodo, valutarne i risultati e, in caso siano negativi, cambiare velocemente senza aver sprecato troppo tempo. Questo è possibile ovviamente grazie al web, che restituisce velocemente molti dati su quasi ogni cosa. Questa modalità, ormai imperante nel mondo IT, si rivela ottima anche in processi di altro tipo, quindi ti tornerà utile anche indipendente dalla collaborazione con gli informatici. Un esempio per il mondo HR? Per una settimana fai girare un annuncio di lavoro scritto in maniera più formale e impostata, e la settimana successiva lo stesso annuncio con un linguaggio più amichevole. Analizza i dati raccolti per vedere quale ha performato meglio e continua su questa strada. Alcuni suggerimenti perchè un test funzioni:

  • modifica un solo elemento per volta: se modifichi sia il testo dell’annuncio sia il sito su cui l’hai pubblicato non saprai quale elemento ha spostato i risultati. 
  • Analizza lo stesso parametro: se la prima settimana valuti quanti cv hai ricevuto, e la seconda settimana la bontà dei cv ricevuti, non potrai valutare quale annuncio ha funzionato meglio.
  • Metti lo stesso effort di tempo e budget nelle due fasi del test.
  • Ricorda: un test non è mai sbagliato, ti sta solo dimostrando che una data strada non è corretta.

3.3. Fissa riunioni brevi e frequenti

Punto chiave della metodologia agile, le riunioni brevi e frequenti sono utilissime per evitare perdite di tempo e andare dritti al punto. In alcuni casi si arriva addirittura a fare meeting in piedi di cinque minuti al giorno. Se non vuoi arrivare a tanto regolati su riunioni settimanali di mezz’ora al massimo, o bisettimanali di un’ora, in cui coinvolgere tutto il team per allinearsi sulla situazione, valutare i risultati dei test e decidere come proseguire. Saranno poi i singoli collaboratori a confrontarsi tra loro in gruppi di due o tre per le questioni operative, senza far perdere tempo a tutto il gruppo.

3.4. Chiedi dei dati da analizzare

Se non sei già avvezzo a questa modalità, prova a sforzarti di chiedere dei dati da analizzare per ogni fase del processo. Ti accorgerai che se non sai che dati richiedere è perchè il progetto è fumoso o gli obiettivi non sono chiari. Se invece hai dei KPIs ben definiti sarà semplice per tutti capire quali dati analizzare e come interpretarli, rendendo estremamente chiaro quali step hanno funzionato e quali no, perchè, e come cambiare.

 


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4. Nello specifico, in cosa HR e IT possono collaborare?

Se sei tra i “fortunati” che ancora non si sono scontrati con la collaborazione col reparto IT, questi sono alcuni aspetti concreti in cui una partnership strategica può dare i suoi frutti.

4.1. Con gli IT potrai costruire e strutturare team e luoghi di lavoro più performanti.

Per ogni HR è importante evitare che i suoi collaboratori vivano esperienze incoerenti che possano influenzare la percezione che essi hanno dell'azienda. 

Ad esempio, immagina di lavorare in un ufficio completamente funzionale e ben progettato ma con strumentazioni tecniche obsolete. Oppure pensa alla sensazione che può provare qualsiasi nuovo dipendente, dopo un caloroso benvenuto da parte dell'Amministratore Delegato e del responsabile HR, a dover affrontare la la frustrazione di non poter accedere da subito alla sua e-mail, o addirittura non avere pronto il suo pc aziendale.

Uno sforzo coordinato tra HR e IT può quindi aiutare la tua azienda a dar vita a esperienze coerenti e positive. E inoltre, a dotare tutti i team di lavoro dei giusti strumenti per performare meglio.  

4.2. Potrai valutare gli investimenti tecnologici

Sempre secondo la ricerca di Gartner, "entro il 2022, il 75% delle organizzazioni includerà il miglioramento dell'esperienza dei dipendenti come obiettivo di performance".  Il che significa che le risorse umane e l'IT avranno sempre di più una crescente priorità comune: lavorare insieme per garantire che le nuove tecnologie introdotte in azienda soddisfino le aspettative delle persone che le utilizzano. Già tantissime organizzazioni nel mondo stanno affiancando HR e IT Manager in queste valutazioni,  in modo da poter scegliere insieme di quali software e programmi bisogna dotare i vari reparti aziendali e di conseguenza quali competenze dovranno possedere o sviluppare i nuovi candidati. Non serve dilungarsi su quanto il supporto degli informatici possa essere fondamentale in queste valutazioni.

4.3. Potrai ascoltare davvero i tuoi collaboratori

Nell'attrarre, trattenere e coinvolgere i migliori talenti, le strategie che i Responsabili delle Risorse Umane stanno sempre più adottando sono quelle dell’ascolto delle richieste di ciò che i dipendenti vogliono realmente. Per questo motivo, le aziende cercano di mettere le persone al centro introducendo canali di feedback per costruire la fiducia e il reciproco confronto. Sempre più comune è anche l’utilizzo di sondaggi, per capire impulsi, desideri, problemi e aspirazioni di ognuno. I dipartimenti HR e IT possono così collaborare per far sì che queste attività siano sempre più immersive, coinvolgenti e in definitiva meno noiose.


Abbiamo visto quindi come una buona collaborazione con il reparto IT sia non solo imprescindibile ma anche molto utile per l’HR, e come la chiave di volta stia nella comunicazione. Tutto ciò è valido sia per realtà strutturate sia per le piccole aziende, che forse incontreranno meno difficoltà grazie a processi più snelli.


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Topics: HR Tech, HR vs Azienda

Team R-everse

Written by Team R-everse

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