I software HR dedicati all’E-Recruitment permettono di gestire le attività di ricerca e selezione del personale riducendo al minimo lo spreco di tempo. Ma la scelta non è sempre semplice. Nell'articolo trovi alcuni preziosi consigli pratici.
- Le risposte dell’HR manager 4.0 alla digital transformation
- Un’arma per la lotta ai talenti... sì, ma come funziona?
- Strumenti per una big picture
- Un universo di software, infinite possibilità
- Non solo parole, anche numeri
In uno scenario mondiale nel quale le parole “iperconnessione” e “digital transformation” fanno parte del lessico quotidiano, le aziende si vedono protagoniste di cambiamenti di processo che, inevitabilmente, stravolgono il modo di lavorare delle persone.
Questo perché la digital transformation è anche una people transformation che vede come primi attori gli HR Manager, responsabili di infondere la cultura della tecnologia sin dall’ingresso delle risorse in azienda.
Largamente toccato da questa trasformazione è il mondo dell’E-Recruitment, che si sta aprendo sempre più all’utilizzo di software HR che supportano e semplificano il lavoro di ricerca e selezione di talenti.
Il passaggio dal curriculum vitae cartaceo a quello digitale - così come dall’annuncio sulla pagina “lavoro” dei gazzettini all’advertising online - ha rincorso i tempi con una velocità tale da cambiare inconsapevolmente il mindset sia dei candidati che delle aziende.
I job seekers digitali vengono a contatto in primo luogo con la presenza online delle aziende: questo perché - secondo i dati riportati da Glassdoor - il 92% delle aziende sfrutta i social media come mezzo per recruiting.
Attenzione però: ovviamente lo sviluppo di strategie online non si ferma a questi network ma si completa con una particolare cura rivolta nei confronti del proprio sito e della propria presenza online. Nel sito web aziendale per esempio risulta utile inserire video interviste e testimonianze di chi già lavora in azienda: il tutto nell’ottica di un maggiore employer branding.
Le risposte dell’HR Manager 4.0 alla digital transformation
I nuovi canali di comunicazione hanno aperto le porte a un numero molto più ampio di candidati che arrivano da più fonti: social, web advertising, sito web… Il lavoro quotidiano delle risorse umane va crescendo e ci si ritrova davanti ad un bivio: assumere nuovo personale per gestire tutto ciò oppure avvalersi di nuovi strumenti.
Fino a qualche anno fa, la soluzione più utilizzata consisteva in strumenti chiamati ATS (Applicant Tracking System) che si integrano al sito web delle aziende e si interfacciano ai canali di job advertisement permettendo così di recepire le candidature dai diversi siti web e raccoglierle in un unico grande bacino da cui attingere per cercare il candidato che corrisponde meglio alla posizione ricercata.
Oggi lo scenario si è modificato grazie allo sviluppo di strumenti TRM (Talent Relationship Management) che guidano il recruiter nella fase iniziale e critica della ricerca sino alla fase finale di offerta economica. Inoltre possono supportare i progetti di onboarding.
Un’arma per la lotta ai talenti... sì, ma come funziona?
Nella sfida del reclutamento di talenti, la rivoluzione digitale deve cercare di supportare la relazione umana tra candidato, azienda e Head Hunter. Gli strumenti TRM permettono innanzitutto di gestire in modo centralizzato ed efficiente l’attività di ricerca, ma in che modo vanno utilizzati per ottimizzarne davvero il rendimento?
I software permettono di organizzare e promuovere una vera e propria campagna di marketing via
social o via mail - in termini tecnici è chiamata attività di nurturing - che avvicina i candidati passivi
all’azienda, cogliendone l’attenzione e informandoli sulle job vacancy, o sulla cultura aziendale
e l’esperienza dei dipendenti.
Quindi oltre ai job seekers attivi che rispondono spontaneamente agli annunci, l’azienda ha la possibilità di entrare in contatto con i candidati passivi, i quali possono presentare conoscenze ed esperienze più adatte per ricoprire il ruolo vacante rispetto a quelli attivi.
Molti di questi software, grazie all’implementazione di sistemi di machine learning, danno la possibilità di individuare i profili più interessanti partendo da concetti di similitudine tra i curricula e altri dati per individuare il match del profilo con i requisiti stabiliti.
Grazie a tali funzioni è anche possibile organizzare e dividere le candidature per categorie di competenza permettendo così al recruiter di individuare in poco tempo i profili target.
Anche nella fase di pianificazione dei colloqui e incontri con la linea, gli strumenti di TRM facilitano la comunicazione tra recruiter e clienti interni attraverso la funzione di condivisione calendari.
Ne deriva che il Talent Management diventa un Time Management, variabile critica e fondamentale nel processo di selezione. Per i recruiter si automatizzano le operazioni non-core (che normalmente occupano il 60% dell’attività) per dare spazio alla fase di valutazione del profilo e dell’esperienza ma, soprattutto, alla relazione umana.
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Strumenti per una big picture
Ed è proprio a proposito di condivisione che i software di TRM possono giocare un ruolo importante. Tali strumenti possono offrire al recruiter, e poi ai clienti interni, un quadro chiaro e preciso sul candidato, permettendo di costruire un output valutativo il più possibile oggettivo e non condizionato da bias legati alla persona, al luogo e al momento del colloquio.
Mantenendo tutti i dati e le comunicazioni registrate e tracciate all’interno di un’unica piattaforma CRM (che, in questo caso, potremmo definire come Candidate Relationship Management) le informazioni non vanno perse: sono distribuite ugualmente a tutti gli attori e assicurano il monitoraggio di una reportistica sulla selezione al team di lavoro.
Avere tutte le conversazioni HR-azienda-candidato e delle valutazioni in seguito ai diversi colloqui effettuati consente di avere una panoramica completa sul job seeker e di ponderare, così, al meglio le proprie scelte.
Un universo di software, infinite possibilità
Se nei primi anni di sviluppo tecnologico i software studiati sulle esigenze delle risorse umane erano pochi e complessi, oggi c’è davvero un ampio ventaglio di possibilità tra cui scegliere. La domanda è, dunque, passata da “Esiste un software per il settore HR?” a “Come scegliere quello più adatto a me?”.
1. I software HR ti aiutano a risparmiare tempo e risorse
I software non possono essere visti come la soluzione salvifica in grado di risolvere le sfide del recruiter in un giorno e di sostituirsi a lui - come abbiamo già accennato - ma come degli strumenti a supporto delle sue mansioni. Proprio nella fase della ricerca, grazie a software e piattaforme HR è possibile risparmiare la metà del tempo e raddoppiare il numero degli assunti durante l’anno.
Per capirlo bastano pochi e semplici calcoli: per fare lo screening di un CV si impiegano circa 10-15 minuti. Un’azienda che riceve 50 CV al giorno deve impegnare 12 ore per la loro scansione: troppi, se consideriamo il numero di persone medio in un team HR e il fatto che potrebbe esserci aperta più di una posizione. Il risparmio in termini di tempo e energie grazie a questi strumenti risulta, dunque, evidente; senza contare che siamo in grado di “catturare” tutti i CV analizzati dal software e di conservarli per future vacancy.
2. Non scegliere un software all-in-one
Non è consigliabile scegliere una piattaforma HR solo perché viene prodotta dallo stesso fornitore dello strumento che eroga buste paga o che gestisce gli aspetti amministrativi: potrebbe non essere necessariamente la migliore o, più semplicemente, quella più adatta alle esigenze dell’azienda.
Quasi tutte le piattaforme in commercio permettono una prova gratuita di un tempo abbastanza rilevante per permettere al recruiter di capire come e quanto cambierebbe la propria attività quotidiana, e la relazione con management, azienda cliente e candidati.
3. Renditi autonomo nell’utilizzo della tecnologia
Le trial permettono di comprendere se lo strumento è user friendly e personalizzabile in autonomia: in questo modo non sarà necessario assumere sviluppatori o consulenti per aggiungere o modificare le funzionalità o l’interfaccia della piattaforma.
È importante essere in grado di padroneggiare questi strumenti senza l’ausilio di consulenti esterni: è come se chiedessimo a qualcuno di inviare delle mail al posto nostro perché non siamo capaci di farlo autonomamente. La curva di apprendimento di questi software, in genere, non è molto ripida: sono studiati per essere a portata di tutti i professionisti del settore HR senza distinzione a livello di know-how tecnologico.
Non solo parole, anche numeri
Come abbiamo visto, software e piattaforme HR consentono di semplificare il lavoro di ogni responsabile delle risorse umane e togliere l’attrito in particolare all’interno di processi di ricerca e selezione del personale.
Queste parole sono supportate dai fatti: un’importante ricerca portata avanti da Capterra sull’efficacia dei software per il recruiting, effettuata rivolgendo cinque domande ad HR manager qualificati, ha mostrato che il 94% di HR professional che utilizzano i software HR ha notato un miglioramento netto nel proprio processo di recruiting, contro il 5% che dichiara di aver avuto problemi durante la selezione, e solo l’1% che non ha percepito alcun effetto.
Aprirsi alla tecnologia, in quest’ottica, non diventa solo una sorta di obbligo dettato dall’innovazione e dalla digital disruption ma si propone come strategia vincente per tutti i professionisti del settore HR che vogliono aumentare la propria produttività senza andare ad inficiare sulla qualità del lavoro svolto.
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